Ich bekomme jeden Tag Dutzende von Mails, viele davon von Kundinnen, die ein Gewerbe angemeldet haben. Dabei fällt mir auf, dass viele die gesetzlichen Regelungen zu den Pflichtangaben in der Signatur nicht beachten. Daher möchte ich hier noch einmal darauf hinweisen:

Seit dem 01. Januar 2007 müssen gewerbliche Emails folgende Angaben enthalten:

  • Die exakte Firma inklusive Geschäftsform des Verfassers, wie im Handelsregister eingetragen
  • Der Ort der Niederlassung bzw. der Sitz der Gesellschaft (mit postalisch korrekter ladungsfähiger Anschrift)
  • Das Registergericht und die Nummer, unter der das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist
  • Bei GmbH der Name aller Geschäftsführer und ggf. des Aufsichtsratsvorsitzenden – jeweils mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und Familiennamen
  • Bei Unternehmen, deren Gesellschafter keine natürliche Person ist (z.B. GmbH & Co. KG) sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft
  • Bei Aktiengesellschaften alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, Kennzeichnung des Vorsitzenden des Aufsichtsrats als solcher

Weitere Angaben wie Telefon- und Faxnummer, Unternehmenslogo, Abteilung, Website, E-Mail-Adresse etc. sind freiwillig, erleichtern eine schnelle und direkte Kontaktaufnahme.

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Für Kleinunternehmen könnte das dann z.B. so aussehen:

Daisy Duck
Stickerei aller Art
Talstraße 1
12345 Entenhausen

012345-6789
Daisy@Duck.com
duck.com

Geschäftliche Emails sind dabei nicht nur Bestellungen, Angebote und Vertragstexte, sondern auch z.B. Grüße an Geschäftspartner.

Fehlen entsprechende Angaben, kann das ein Bußgeld kosten oder eine Abmahnung nach sich ziehen. Besser also, man richtet sich eine entsprechende Signatur ein.

Alle mir bekannten Mail-Programme bieten diese Möglichkeit.